I. Pendahuluan
Sistem Fungsional, Perusahaan dan Interorganisasi
Sistem informasi juga dapat memiliki fungsi khusus. sistem informasi di desain dalam tiap area fungsional, untuk mendukung area tersebut melalui peningkatan efektivitas serta efisiensi internalnya.
Sistem fungsi khusus yang umum adalah akuntansi, keuangan, pemasaran, operasi (POM), serta manajemen sumber daya manusia.
Adapun karakteristik Sistem Informasi Fungsional, adalah :
1. Terdiri dari beberapa subsistem
2. Sistem informasi dependen
3. Sistem informasi fungsional berhubungan satu sama lain
4. Sistem informasi fungsional berhubugan dengan lingkungan
II. Isi
2.1 Sistem Informasi Manajemen (SIM)
a. Pengertian
Sistem informasi manajemen (SIM) (bahasa Inggris: management information system, MIS) adalah bagian dari pengendalian internal suatu bisnis yang meliputi pemanfaatan manusia, dokumen, teknologi, dan prosedur oleh akuntansi manajemen untuk memecahkan masalah bisnis seperti biaya produk, layanan, atau suatu strategi bisnis. Sistem informasi manajemen dibedakan dengan sistem informasi biasa karena SIM digunakan untuk menganalisis sistem informasi lain yang diterapkan pada aktivitas operasional organisasi.
Secara akademis, istilah ini umumnya digunakan untuk merujuk pada kelompok metode manajemen informasi yang bertalian dengan otomasi atau dukungan terhadap pengambilan keputusan manusia, misalnya sistem pendukung keputusan, sistem pakar, dan sistem informasi eksekutif.
b. Tujuan Umum
· Menyediakan informasi yang dipergunakan di dalam perhitungan harga pokok jasa, produk, dan tujuan lain yang diinginkan manajemen.
· Menyediakan informasi yang dipergunakan dalam perencanaan, pengendalian, pengevaluasian, dan perbaikan berkelanjutan.
· Menyediakan informasi untuk pengambilan keputusan
c. Hasil SIM
Tiap SIM menghasilkan berbagai laporan dalam area fungsional. Laporan-laporan ini digunakan untuk berbagai aplikasi dalam area tertentu serta dalam area fungsional lainnya. SIM juga mengirimkan informasi ke gudang data perusahaan dan dapat digunakan untuk keputusan.
· Routine, scheduled reports (Laporan Rutin Terjadwal)
Laporan rutin periodik dihasilkan dalam interval terjadwal, dari laporan pengendalian kualitas per jam hingga laporan tingkat ketidakhadiran bulanan
· Ad-hoc/ demand reports (Berdasarkan permintaan/ Laporan Khusus)
Laporan tidak rutin.
· Exception reports (Laporan Pengecualian)
Laporan yang hanya memasukkan informasi yang melebihi berbagai stsandar minimum tertentu, contohnya; laporan biaya yang lebih besar 5 persen dari anggaran, atau penjualan yang berada di bawah 3 persen atau yang lebih sedikit dari targetnya.
2.2 TPS (Transaction Processing System)
a. Pengertian Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) adalah sistem informasi yang terkomputerisasi yang dikembangkan untuk memproses data-data dalam jumlah besar untuk transaksi bisnis rutin seperti daftar gaji dan inventarisasi.
b. Fungsi dan Penggunaan Transaction Processing System (TPS)
Transaction Processing System (TPS) menghapus rasa bosan saat melakukan transaksi operasional sekaligus mengurangi waktu, meskipun orang masih harus memasukkan data ke sistem komputer secara manual.
Transaction Processing system ini biasanya digunakan oleh pelanggan langsung, contoh pada Bank, TPS digunakan pada mesin ATM yang langsung berhubungan dengan para nasabah tanpa melalui pihak bank, sehingga bisa diakses langsung.
c. Proses :
· Batch Processing
Adalah pengolahan terhadap data yang dikumpulkan terlebih dahulu selama beberapa periode.
· Online Processing
Online transaction processing , or OLTP , refers to a class of systems that facilitate and manage transaction-oriented applications, typically for data entry and retrieval . Adalah pengolahan data dimana transaksinya terjadi secara langsung dan segera. Digunakan untuk memutakhirkan file induk. Sebuah mesin teller otomatis (ATM) untuk sebuah bank adalah contoh dari Online Processing.
· Perbedaan Batch Processing dan Online Processing
Ø Batch Processing : Lebih efisien, data transaksi lebih mudah dikoreksi bila terjadi kesalahan, dan programnya lebih mudah dibuat
Ø Online Processing : Informasi tersedia setiap saat dan menggunakan media penyimpanan cakram magnetic.
d. Modul TPS (Transaction Processing System)
Adalah komponen-komponen dari TPS (Transaction Processing System) yang
berdiri sendiri, tetapi menunjang program/tujuan dari system TPS tersebut.
· Payroll : pembayaran upah / gaji karyawan
· Order Entry / order processing : mencatat pembelian untuk konsumen
· Inventory : mengelola barang supaya selalu tersedia
· Shipping : menyerahkan barang dari perusahaan sampai diterima
oleh konsumen
· Accounts receivable : mengelola file konsumen & menyerahkan tagihan ke
konsumen
· Receiving : menerima barang dari pemasok/supplier pengembalian
barang dari konsumen
· Account Payable : mengelola pembayaran tagihan kepada pemasok / supplier
· The Ledger (buku besar) : kumpulan akun yang saling berhubungan dan
merupakan satu kesatuan yang lengkap
2.3 Sistem Akuntansi dan Keuangan
Sistem Akuntansi adalah sistem yang merekam dan melaporkan transaksi bisnis, aliran dana dalam organisasi dan menghasilkan laporan keuangan.
Sistem keuangan adalah sistem yang mendukung manajer keuangan dalam mengatur keuangan bisnis serta alokasi dan kontrol terhadap sumber daya keuangan.
a. Anggaran dan perencanaan keuangan
· Prediksi atau Ramalan Keuangan dan Ekonomi
Adalah informasi tentang perkiraan neraca, laba rugi dan aliran kas untuk beberapa tahun ke depan. Prakiraan-prakiraan ini diperlukan oeh manajer atas untuk menentukan nilai instrisik dari perusahaan.
· Anggaran
Anggaran merupakan sejumlah uang yang dihabiskan dalam periode tertentu untuk melaksanakan suatu program. Tidak ada satu perusahaan pun yang memiliki anggaran yang tidak terbatas, sehingga proses penyusunan anggaran menjadi hal penting dalam sebuah proses perencanan.
b. Manajemen Investasi
Manajemen investasi adalah manajemen profesional yang mengelola beragam sekuritas atau surat berharga seperti saham, obligasi dan aset lainnya seperti properti dengan tujuan untuk mencapai target investasi yang menguntungkan bagi investor. Investor tersebut dapat berupa institusi ( perusahaan asuransi, dana pensiun, perusahaan dll) ataupun dapat juga merupakan investor perorangan, dimana sarana yang digunakan biasanya berupa kontrak investasi atau yang umumnya digunakan adalah berupa kontrak investasi kolektif (KIK).
c. Control Terhadap Keuangan
· Budgetary control
Digunakan untuk menganalisis dan merencanakan budget modal. Budget modal merupakan investasi di aktiva tetap, misalnya untuk pembelian mesin baru, pengembangan pabrik, dan sebagainya.
· Auditing
Audit atau pemeriksaan dalam arti luas bermakna evaluasi terhadap suatu organisasi, sistem, proses, atau produk. Audit dilaksanakan oleh pihak yang kompeten, objektif, dan tidak memihak, yang disebut auditor. Tujuannya adalah untuk melakukan verifikasi bahwa subjek dari audit telah diselesaikan atau berjalan sesuai dengan standar, regulasi, dan praktik yang telah disetujui dan diterima
· Analisis Kesehatan Keuangan
Rasio finansial atau Rasio Keuangan merupakan alat analisis keuangan perusahaan untuk menilai kinerja suatu perusahaan berdasarkan perbandingan data keuangan yang terdapat pada pos laporan keuangan (neraca, laporan laba/rugi, laporan aliran kas). Rasio menggambarkan suatu hubungan atau perimbangan (mathematical relationship) antara suatu jumlah tertentu dengan jumlah yang lain
· Analisis Keuangan dan Pengawasan Biaya
Berguna untuk melihat kinerja keuangan perusahaan, yang berguna untuk analisis kemampuan perusahaan, menghasilkan laba, analisis kemampuan membayar utang, analisis manajemen utang, dan analisis nilai pasar.
2.4 Sistem Penjualan dan Pemasaran
Adalah sistem yang mendukung perencanaan, kontrol dan pemrosesan transaksi yang dibutuhkan untuk penyelesaian aktivitas pemasaran.
a. Customer Service (Layanan Terhadap Pelanggan)
Customer service adalah penyediaan layanan kepada pelanggan sebelum, selama dan setelah pembelian. According to Turban et al. Menurut Turban et al. (2002), “Customer service is a series of activities designed to enhance the level of customer satisfaction – that is, the feeling that a product or service has met the customer expectation." (2002), "Customer service adalah serangkaian kegiatan yang dirancang untuk meningkatkan tingkat kepuasan pelanggan yakni, merasa bahwa produk atau jasa telah memenuhi harapan pelanggan."
· Analisis Profil dan Kegemaran Pelanggan
Dalam hal Customer Service, penjual harus mengetahui barang-barang yang menjadi kebutuhan konsumen.
· Mass Cutomization
Mass Cutomization, dalam pemasaran , manufaktur , call center dan manajemen , adalah penggunaan sistem komputer-dibantu manufaktur yang fleksibel untuk menghasilkan output kustom. Those systems combine the low unit costs of processes with the flexibility of individual customization. Sistem-sistem menggabungkan biaya unit yang rendah dari produksi massal proses dengan fleksibilitas kustomisasi individu
· Targeted Advertising on the Web
Advertising on the Web atau Iklan Online adalah suatu bentuk promosi yang menggunakan internet dan World Wide Web untuk memberikan pemasaran pesan untuk menarik pelanggan. Examples of online advertising include contextual ads on , , , Ads, , , , and , including . Contoh iklan online termasuk iklan kontekstual pada halaman hasil mesin pencari / google , blog , iklan jaringan sosial , iklan baris online , jaringan periklanan dan e-mail pemasaran .
· Customer Inquiry System and Automated Help Desk
b. Telemarketing
Telemarketing (kadang dikenal sebagai penjualan di dalam , atau penjualan lewat telepon di Inggris dan Irlandia) adalah metode pemasaran langsung di mana penjual bertemu calon pelanggan untuk membeli produk atau jasa , baik melalui telepon atau face to face.
· Advertising and Reaching Customer
Dalam hal mencari konsumen, dapat dilakukan proses penyebaran iklan/informasi kepada masyarakat. Bisa melalui brosur, iklan, papan reklame.
· Proses Pemesanan
Proses pemesanan maksudnya jika konsumen ingin membeli suatu produk, maka konsumen wajib menghubungi penjual, baik melalui telepon atau face to face, supaya transaksi mereka berjalan mulus.
· Layanan terhadap Pelanggan
Tak dapat di pungkiri dalam dunia perdagangan, pelanggan(costumer) memegang peranan penting dalam usaha kita. Terlepas dari apa yang kita perdagangkan barang ataupun jasa asalkan halal dalam pandangan agama dan legal dalam pandangan negara.
Pelanggan adalah asset bagi perusahaan kita (tergantung badan usaha yang kita jalani) semua tahu itu. Karena ada suatu teori bahwa : pedagang pasti pembeli, pembeli belum tentu pedagang. Berikut adalah trik-trik melayani pelanggan dengan baik :
1) Gunakan kata-kata yang kesan memuji pelanggan
2) Gunakan Julukan/nama panggilan yang sesuai untuk pelanggan
3) Ajak ngobrol pelanggan tentang masalah yang ringan.
4) Biarkan pelanggan merasa senang saat menawar harga.
5) Beri hadiah/bonus kepada pelanggan
· Dukungan Penjualan
Layanan yang baik terhadap pelanggan sangat berpengaruh terhadap hasil penjualan.
· Manajemen Account
Manajemen Account berkaitan dengan ketentuan dan penggunaan akuntansi informasi untuk manajer dalam organisasi, untuk menyediakan mereka dengan dasar untuk membuat keputusan bisnis informasi yang akan memungkinkan mereka untuk menjadi lebih siap dalam manajemen dan fungsi control
c. Distribution Channels Management
Distribution Channel Management mencakup setiap aspek struktur dan strategi yang menghasilkan pengiriman yang efisien produk dan jasa kepada pelanggan. Penjualan, pemasaran, gudang dan manajer produksi sering mengejar taktik yang sejajar bertentangan dengan tujuan perusahaan secara keseluruhan.
Distribution Channels Management mempertimbangkan dinamika unik dari setiap departemen yang terlibat dalam rantai pasokan dan rencana desain untuk meningkatkan komunikasi antar departemen. Sebuah struktur distribusi manajemen secara efektif berfungsi memfasilitasi upaya kerjasama antara peserta saluran. Hal ini mengakibatkan biaya operasional yang lebih rendah sementara meningkatkan pengalaman layanan pelanggan.
d. Marketing Management
Markering Manajemen (Manjemen Pemasaran) adalah disiplin bisnis yang difokuskan pada aplikasi praktis dari pemasaran teknik dan pengelolaan sumber daya pemasaran perusahaan dan kegiatan. Rapidly emerging forces of have compelled firms to market beyond the borders of their home country making highly significant and an integral part of a firm's marketing strategy. Marketing managers are often responsible for influencing the level, timing, and composition of customer demand accepted definition of the term. Cepat kekuatan yang muncul dari globalisasi telah memaksa perusahaan ke pasar melampaui batas-batas negara asal mereka membuat pemasaran Internasional yang sangat signifikan dan merupakan bagian integral dari strategi pemasaran perusahaan.
2.5 Manajemen Hubungan Pelanggan(Customer Relationship Management / CRM)
Adalah sebuah sistem informasi yang terintegrasi yang digunakan untuk merencanakan, menjadwalkan, dan mengendalikan aktivitas-aktivitas prapenjualan dan pascapenjualan dalam sebuah organisasi.
CRM melingkupi semua aspek yang berhubungan dengan calon pelanggan dan pelanggan saat ini, termasuk di dalamnya adalah pusat panggilan (call center), tenaga penjualan (sales force), pemasaran, dukungan teknis (technical support) dan layanan lapangan (field service). Sasaran utama dari CRM adalah untuk meningkatkan pertumbuhan jangka panjang dan profitabilitas perusahaan melalui pengertian yang lebih baik terhadap kebiasaan (behavior) pelanggan
2.6 Sistem Manajemen Operasi dan Produksi
Manajemen proyek sistem informasi ditekankan pada tiga faktor, yaitu : manusia,
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
masalah dan proses. Dalam pekerjaan sistem informasi faktor manusia sangat berperan penting dalam suksesnya manajemen proyek.
a. Manajemen Logistic dan Material
Manajemen logistik merupakan bagian dari proses supply chain yang berfungsi untuk merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan keefisienan dan keefektifan penyimpanan dan aliran barang, pelayanan dan informasi terkait dari titik permulaan (point of origin) hingga titik konsumsi (point of consumption) dalam tujuannya untuk memenuhi kebutuhan para pelanggan.
b. Perencanaan Produksi/Operasi
Perencanaan produksi (Production Planning) adalah salah satu dari berbagai macam bentuk perencanaan yaitu suatu kegiatan pendahuluan atas proses produksi yang akan dilaksanakan dalam usaha mencapai tujuan yang diinginkan perusahaan.
Perencanaan produksi sangat erat kaitannya dengan pengendalian persediaan sehingga sebagian besar perusahaan manufacture menempatkan fungsi perencanaan dan pengendalian persediaan dalam satu kesatuan
c. Rancangan Kerja dan Manufaktur yang Otomatis
· Computer-aided Design (CAD)
Computer Aided Design adalah suatu program komputer untuk menggambar suatu produk atau bagian dari suatu produk. Produk yang ingin digambarkan bisa diwakili oleh garis-garis maupun simbol-simbol yang memiliki makna tertentu. CAD bisa berupa gambar 2 dimensi dan gambar 3 dimensi.
· Computer-aided Manufacturing
Computer-aided manufaktur (CAM) adalah penggunaan perangkat lunak komputer untuk mengontrol peralatan mesin dan mesin yang terkait dalam pembuatan benda kerja. CAM juga bisa merujuk kepada penggunaan komputer untuk membantu dalam semua operasi dari sebuah pabrik manufaktur, termasuk perencanaan, manajemen transportasi, dan penyimpanan. Tujuan utamanya adalah untuk membuat proses produksi yang lebih cepat dan komponen dan perkakas dengan dimensi yang lebih tepat dan konsistensi material, yang dalam beberapa kasus, hanya menggunakan jumlah yang diperlukan bahan baku (sehingga meminimalkan limbah), sekaligus mengurangi konsumsi energy
· Computer-integrated Manufacturing
Adalah sistem yang bekerja sama dengan sistem lainnya untuk mendukung manajemen perusahaan dalam menyelesaikan masalah yang berhubungan dengan produk jasa yang dihasilkan
2.7 Sistem Manajemen Sumber Daya Manusia
Adalah sistem yang mendukung aktivitas manajemen sumber daya manusia, seperti perekrutan, seleksi dan penerimaan tenaga kerja.
a. Perekrutan
Adalah informasi-informasi yang diperlukan untuk pengadaan tenaga kerja secara eksternal maupun internal. Informasi-informasi tersebut meliputi : informasi pasar tenaga kerja, penjadwalan wawancara, perekrutan dan analisis rekruitmen.
b. Pemeliharaan dan Pengembangan SDM
Pengembangan kualitas SDM membawa irnplikasi pergi mengikuti pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) atau pendidikan formal (S1 dan S2), yang berarti di masa mendatang lebih terbuka kesempatan untuk menduduki jabatan yang lebih dnggi atau lebih "prestigious".
c. Perencanaan dan Manajemen SDM
Perencanaan sumber daya manusia atau perencanaan tenaga kerja merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan untuk mengantisipasi permintaan-permintaan bisnis dan lingkungan pada organisasi di waktu yang akan datang dan untuk memenuhi kebutuhan-kebutuhan tenaga kerja yang ditimbulkan oleh kondisi-kondisi tersebut. Perencanaan tenaga kerja dapat diartikan sebagai suatu proses menentukan kebutuhan akan tenaga kerja berdasarkan peramalan pengembangan, pengimplementasian, dan pengendalian kebutuhan tersebut yang berintegrasi dengan perencanaan organisasi agar tercipta jumlah pegawai, penempatan pegawai yang tepat dan bermanfaat secara ekonomis.
2.8 Integrated Information System and Enterprise Resource Planning
Dalam rekayasa , integrasi sistem adalah menyatukan komponen subsistem menjadi satu sistem dan memastikan bahwa subsistem fungsi bersama-sama sebagai suatu sistem. Dalam teknologi informasi , integrasi sistem adalah proses menghubungkan bersama sistem komputasi yang berbeda dan perangkat lunak aplikasi secara fisik atau fungsional, untuk bertindak sebagai keseluruhan terkoordinasi. The system integrator brings together discrete systems utilizing a variety of techniques such as computer networking , , or manual programming .
a. Menghubungkan sistem yang ada
b. Menggunakan perangkat lunak Supply Chance Mangement
c. Menggunakan Enterprise Resource Planning (ERP) dan Aplikasi SAP
Enterprise resource planning (ERP) mengintegrasikan sistem internal dan eksternal manajemen informasi seluruh organisasi, merangkul keuangan / akuntansi , manufaktur , penjualan dan pelayanan, manajemen hubungan pelanggan , dll sistem ERP mengotomatisasi kegiatan ini terintegrasi dengan perangkat lunak aplikasi. Their purpose is to facilitate the flow of information between all business functions inside the boundaries of the organization and manage the connections to outside stakeholders. Tujuan mereka adalah untuk memfasilitasi aliran informasi antara semua fungsi bisnis di dalam batas-batas organisasi dan mengelola koneksi ke stakeholder luar. ERP systems can run on a variety of and configurations, typically employing a as a repository for information. Sistem ERP dapat dijalankan pada berbagai perangkat keras dan jaringan konfigurasi, biasanya menggunakan sebuah database yang sebagai repositori untuk informasi.
SAP adalah sumber daya perusahaan yang terintegrasi perencanaan (ERP ) solusi untuk usaha kecil dan menengah, serta divisi dan anak perusahaan perusahaan besar. Produced by , the solution is intended to assist companies by providing support for sales, customer relationships, inventory, operations, financials and human resources. Diproduksi oleh SAP , solusinya adalah dimaksudkan untuk membantu perusahaan dengan menyediakan dukungan untuk penjualan, hubungan pelanggan, persediaan, operasi, keuangan dan sumber daya manusia. The application has over 30,000 customers . Aplikasi ini memiliki lebih dari 30.000 pelanggan
2.9 Sistem Informasi Global
Sistem informasi global adalah sistem dari jaringan-jaringan yang melintasi batas-batas negara
a. Sistem global
Setiap perusahaan menginginkan system global yang mampu menstandarkan dan mengintegrasikan proses bisnis global, sementara cabang-cabangnya tetap bias melayani kebutuhakebutuhan khusus di tiap Negara.
b. Electronic Data Intechange (EDI)
Adalah sarana utk mengefisiensikan pertukaran data transaksi-transaksi regular yang berulang dalam jumlah besar antara organisasi-organisasi komersial.
c. Electronic Funds Transfer (EFT)
Adalah pertukaran elektronik atau transfer uang dari satu account ke account lainnya, baik dalam lembaga keuangan tunggal atau di beberapa institusi, melalui komputer berbasis sistem.
d. Ekstranet
Extranet atau Ekstranet adalah jaringan pribadi yang menggunakan protokol internet dan sistem telekomunikasi publik untuk membagi sebagian informasi bisnis atau operasi secara aman kepada penyalur (supplier), penjual (vendor), mitra (partner), pelanggan dan lain-lain.Extranet dapat juga diartikan sebagai intranet sebuah perusahaan yang dilebarkan bagi pengguna di luar perusahaan. Perusahaan yang membangun extranet dapat bertukar data bervolume besar dengan EDI (Electronic Data Interchange), berkolaborasi dengan perusahaan lain dalam suatu jaringan kerjasama dan lain-lain.
e. Shared Database
Konsep dasar dari basis data adalah kumpulan dari catatan-catatan, atau potongan dari pengetahuan. Sebuah basis data memiliki penjelasan terstruktur dari jenis fakta yang tersimpan di dalamnya: penjelasan ini disebut skema. Skema menggambarkan obyek yang diwakili suatu basis data, dan hubungan di antara obyek tersebut. Ada banyak cara untuk mengorganisasi skema, atau memodelkan struktur basis data: ini dikenal sebagai model basis data atau model data.
f. Integrated Messaging
Semua jenis dari pesan (seperti email , faks, pager , video klip, voice-mail) yang tersedia dari satu elektronik ' kotak surat yang universal 'yang dapat diakses dari mana saja kapan saja melalui semua jenis komputer Also called integrated messaging.disebut pesan terpadu (Integrated Messaging)
Tidak ada komentar:
Posting Komentar